Come gestire le relazioni con chi fa comunicazione

Essenziale vademucum per aziende ed organizzatori di eventi che decidono di avvalersi della collaborazione di professionisti della comunicazione (della carta stampata o del digitale) per promuoversi.

Che siate un grande ente fieristico, un'agenzia di comunicazione oppure un'azienda (grande o piccola, è indifferente), ogniqualvolta vi sia una novità o qualcosa da far conoscere pubblicamente, come, ad esempio, un evento (dalla semplice visita con degustazione prodotti o cena annessa, alla fiera di settore da migliaia di partecipanti), avrete sempre bisogno di qualcuno di esterno alla vostra realtà, per dare ulteriore visibilità a ciò che state organizzando.

A meno che, la vostra finalità non sia quella di limitare al massimo la presenza di persone esterne ad una ristretta e specifica cerchia, ovviamente...

La prima cosa sarebbe quella di avere un proprio sito, con sezione blog annessa (e se non lo hai, contattami), in cui comunicare ciò che so va a fare (e perchè no, anche qualche simpatico dietro le quinte), raccontando poi alcuni momenti salienti dell'evento, per crreare maggior coinvolgimento con il proprio pubbloco.

Ovviamente è bene considerare che non ci si può limitare ad una comunicazione basata esclusivamente sulla propria voce: bisogna necessariamente coinvolgere altri professionisti della comunicazione, che possano aiutare a dare ulteriore visibilità al proprio messaggio. Questo vale anche nel caso del lancio di un nuovo prodotto, oppure pe raggiungere un pubblico più ampio a cui far sapere una certa novità (un premio vinto, un'apertura di un nuovo punto vendita, etc...).

Ecco allora che bisognerebbe predisporre una mailing list di soggetti utili alla causa, oltre ad allestire all'interno del proprio sito una sezione apposita per gli ACCREDITI STAMPA.

Qualora, per motivi di budget, si avesse deciso di puntare tutto solo sui social (che devono comunque sempre esserci), è bene tenere traccia delle azioni che si andranno a portare avanti: evento su Facebook? Sponsorizzate varie? Qualche mail?

Per prima cosa, è bene chiedersi: chi voglio che lo sappia e che sia presente?
No allo spam di massa! Pescare con le bombe a mano, online, non è una buona strategia: le persone sono sempre più sovraccaricate di comunicazioni e hanno una soglia d'attenzione sempre più bassa, di conseguenza rischiamo di non venir nemmeno visti o di finire per esser inquadrati come dei rompiscatole, finendo nelle black list!

Mentre valutiamo a chi far pervenire la notizia del nostro evento, andiamo a chiederci: c'è qualcuno che può darmi una mano ad avere maggior visibilità? Qualcuno del mio ambito che magari ha anche un certo sèguito sui social, oppure qualcuno che scrive su riviste o siti di settore?

Se ciò che vogliamo promuovere, tempi e budget ci consentono anche una conferenza stampa, allora ecco che la nostra mailing list di addetti ai lavori sarà fondamentale. Diversamente, dovremo cercare di costruircela con il tempo e intanto andare ad agire contattando direttamente le testate giornalistiche più idonee, locali o nazionali (anche internazionali, nel caso di grandi eventi come Vinitaly, Merano Wine Festival, etc...), gli influncer più seri ed attivi o gli esperti che troviamo su LinkedIn, inviando loro un comunicato stampa (se non sai da dove cominciare per fare un comunicato stampa, contattami).

Individuati, dunque, i professionisti della stampa (o, in senso lato, della comunicazione di settore in generale) o comunque del settore, che potrebbero tornarci utili, andremo ad approcciarli con il massimo rispetto possibile, sapendo che, nella maggior parte dei casi, questi soggetti sono liberi professionisti che molto spesso scrivono e creano contenuti per passione, non ricevendo alcun compenso dalle testate con cui collaborano.

Il fatto che attualmente il mondo dell'informazione stia soffrendo una crisi profonda, non ci autorizza ad abusare del loro tempo o a darlo per scontato. Inoltre bisogna considerare che tutti i giornali, cartecei o online che sia, vivono di pubblicità, per cui sarà bene stimare un budget per poter apparire al loro interno. Se poi questo budget non dovessere essere utilizzato (per rapporti personali diretti, perchè riusciamo a "barattare" l'articolo con qualche invito omaggio o con campionature di prodotti, etc...), potrà essere riallocato ad altre attività, ma è bene comunque considerarlo.

Nell'invitare il professionista a partecipare alla nostra conferenza stampa o all'evento, cerchiamo di capire che tipo di visibilità potrebbe darci, impostando una sorta di trattativa: il tempo del professionista e la visibilità che può darci, in cambio di... biglietti? invito ad un seminario, ad una cena o ad una masterclass esclusiva? omaggio di prodotto? compenso economico?

Chiarire tutti questi aspetti ci permetterà di costruire una relazione che nel tempo potrebbe diventare una vera e propria alleanza. Patti chiari ed amicizia lunga, con la consapevolezza che un passo falso con un consumatore può voler dire una recensione negativa su Google, Tripadvisor o qualche altro sito, ma un malinteso con un professionista della comunicazione, può voler dire bruciarsi visibilità e opportunità di collaborazioni future (oltre a qualche recensione pesante, magari scritta anche bene...).

Se cerchi un valido alleato per promuoverti, se all'interno della tua organizzazione non hai una persona dedicata a questi aspetti o comunque cerchi supporto nell'impostazione di un evento, contattami: i piccoli dettagli sono quelli che fanno la differenza.

Del resto, prevenire è meglio che curare e partire col piede giusto ti permetterà di ottimizzare tempo, soldi ed energie!